Teamverantwoordelijkheid, is elkaar leren aanspreken

Onlangs sprak ik een afdelingshoofd die tijdens het gesprek moeilijk begon te kijken toen we het over het managementteam hadden. Hij is niet tevreden over het functioneren van het managementteam en met name het gebrek aan betrokkenheid bij elkaar en samen verantwoordelijkheid nemen. Hoewel alle MT leden stuk voor stuk sterke persoonlijkheden zijn die levendige discussies kunnen voeren, zijn er momenten waarop het stil valt. Bijvoorbeeld als 1 van de teamleden schijnbaar ongeïnteresseerd met haar smartphone bezig gaat, zodra het over de afdeling financiën gaat. Of op het moment waarop 1 van de teamleden gemaakte afspraken niet heeft doorgevoerd op zijn afdeling en toch vasthoudt aan zijn eigen manier van werken of doen.

De teamleden die normaal gesproken goed met elkaar in debat kunnen gaan over de koers van de organisatie vallen op deze momenten stil en kijken naar de leider van het team. Met de verwachting dat hij zal optreden.

Een sterk team kenmerkt zich volgens Patrick Lencioni doordat de teamleden elkaar vertrouwen en elkaar begrijpen, iedereen heeft geleerd zich uit te spreken en mee te doen met het debat, alle teamleden zich betrokken voelen bij het team, de verantwoordelijkheid nemen voor eigen gedrag en dat van de anderen en er gewerkt wordt aan gezamenlijke resultaten.

Eerder schreef ik in “Teambuilding leren ruzie maken” het belang van op een goede manier met elkaar in debat gaan. Doordat iedereen binnen het team zich uitspreekt, komt alle relevante informatie boven tafel waardoor de kwaliteit van de besluitvorming verbetert. Daarbij komt dat als elk teamlid zich gehoord voelt in de discussie, het makkelijker is beslissingen te accepteren. Ook al zijn ze anders dan je had gewild.

Het managementteam waar het afdelingshoofd onderdeel van is, heeft geleerd om op een goede manier met elkaar in gesprek te gaan. Ze hebben echter nog onvoldoende geleerd om verantwoordelijkheid te nemen. En die verantwoordelijkheid te tonen door elkaar aan te spreken.

Bij het nemen van verantwoordelijkheid gaat het niet alleen om je verantwoordelijk te voelen voor je eigen handelen. Juist ook om je verantwoordelijk te nemen voor het team en het handelen van je mede teamleden. Dat betekent ook het aanspreken van elkaar op het niet nakomen van afspraken of niet actief meedoen met overleggen. Niet wachten tot de leider van het team ingrijpt, maar zelf actief ingrijpen.

Elkaar aanspreken kan je leren. Net zoals je ook kan leren aangesproken te worden.
Zonder dat dit de sfeer verpest, het team wordt er zelfs hechter van.

Leren aanspreken

Vaak spreken mensen elkaar niet aan omdat ze dat ongemakkelijk vinden. Alsof zij zelf altijd foutloos zijn. Misschien zie ik het niet goed, denken ze bij zichzelf of maak ik van iets kleins een groot probleem. Zoveel last heb ik er niet van, dus laat ook maar kan een reden zijn om anderen niet aan te spreken. Ook zijn ze bang voor conflicten, ruzie of ergernissen die kunnen ontstaan. Daarnaast vinden veel teamleden dat het de taak van de leidinggevende is om iemand aan te spreken. Men wil het elkaar niet lastig maken of men is bang de leider van het team voor de voeten te lopen.

Logische redenen die eigenlijk alleen maar smoesjes zijn om niet de verantwoordelijkheid te nemen.

Als mensen elkaar toch aanspreken, blijkt vaak dat ze onvoldoende geleerd hebben om dit goed te doen. Het gaat vaak met een grapje, waardoor de boodschap niet overkomt. Of ze hebben hun ergernis zolang opgebouwd dat het aanspreken een soort woede uitbarsting wordt. Gevoelens of gedachten over iemands gedrag brengt men bij het aanspreken als feit. “Jij doet ook altijd maar waar je zin in hebt.” Of “jij houdt je nooit aan de gemaakte afspraken”.

Iemand op een goede manier aanspreken betekent niet dat degene die aangesproken wordt ook positief erop zal reageren. Het maakt de kans daarop wel groter. Het werkt eenvoudig;
Bij het aanspreken benoem je niet wat JIJ ervan vindt. Je benoemt wat je ZIET dat iemand doet of hoort wat iemand zegt. Feitelijk dus.
Niet “jij komt altijd te laat”, wel “We hadden om 09.00 uur afgesproken en je komt pas om 09.30 binnen en bent een half uur te laat voor ons gesprek”.
Daarna kan je aangeven wat het gedrag van de ander bij je oproept. Aan gedachten, ideeën, emoties. “Daardoor krijg ik het idee dat je onze afspraak niet belangrijk vindt.” En welk effect dit op jouw gedrag heeft. “Ik ben op tijd vertrokken voor onze afspraak en ben geïrriteerd dat ik een half uur heb moeten wachten.”

Op deze manier val je iemand minder aan. Je zegt niet dat de ander een slecht persoon is. Wel geef je aan dat dit specifieke gedrag niet wenselijk voor jou is. Daarom sluit je je feedback ook af met wat jij wel wenselijk vindt. In het geval van te laat komen wil je natuurlijk dat de ander op tijd is. Of op z’n minst tijdig laat weten dat hij het niet haalt en later zal zijn. Je kan dus zeggen “Ik stel het op prijs als je op tijd bent en dat je vooraf aangeeft dat je het niet kan halen, zodat we de afspraak een half uur later plannen.”

Degene die je aanspreekt kan zich je feedback aantrekken en er rekening mee houden of het maar gezeur vinden. Een bijna natuurlijke reactie als iemand wordt aangesproken is, om in verdediging te gaan. Zeggen dat het niet zo is, dat het maar 20 minuten is, dat het komt door de files of omdat Piet hem nog aansprak, etc.
Een andere reactie kan zijn om in de tegen aanval te gaan. “Jij ook altijd met je gezeur, alsof jij altijd op tijd bent.” of “…”

Als je wordt aangesproken helpt het niet om in de verdediging te schieten of de ander aan te vallen. Je hoeft het echter niet eens te zijn met de feedback. Neem even de tijd om te horen wat er tegen je wordt gezegd en als het niet duidelijk is, stel dan vragen. Wat bedoelt de ander precies.

Geef daarna aan wat je met de feedback zal doen, waarbij het naast je neerleggen omdat je het onterecht vindt ook een mogelijke reactie is.

Teams die leren elkaar aan te spreken nemen méér verantwoordelijkheid. De teamleden nemen elkaar en het resultaat van hun werk serieus. Een sterk team gebruikt feedback geven als middel om elkaar scherp te houden, beginnende ergernissen niet door te laten sluimeren en om gezamenlijk aan hetzelfde doel te blijven werken.
Elk team kan hiermee starten, bijvoorbeeld door in elk werkoverleg een teamlid om feedback te vragen, of door samen een korte training te doen en samen te oefenen met positieve en kritische feedback aan elkaar te geven.

Welke belemmeringen voel jij zelf om je collega teamleden aan te spreken? Laat ons weten hoe we jou en het team daarbij kunnen helpen.