Jouw invloed op een burn-out van je medewerkers

"Ik maakte me zorgen over haar, ze kreeg haar werk niet goed meer af, had veel te klagen en ze nam regelmatig een dag vrij om bij te komen. En nu heeft ze zich ziekgemeld, ze is helemaal uitgeput, zegt ze. Misschien is het een burn-out. Wat moet ik doen?" Dit soort vragen stellen onze klanten regelmatig.

Veel leidinggevenden willen graag ‘iets doen’ als een medewerker (bijna) uitvalt. Sommigen geven vooral eerst rust en ruimte, maar daarna moet er toch iets gebeuren. Anderen zoeken een structuur of stappenplan. Beide aanpakken werken niet heel goed.

Natuurlijk wil je de overige teamleden geruststellen en iets regelen om een burn-out te herkennen en, nog belangrijker, te voorkomen.

Werkdruk, stressklachten of kenmerken van een burn-out zijn geen tekenen van zwakte, maar signalen van overbelasting, soms sluipend en langdurig. Vaak zijn het juist de betrokken en gedreven teamleden die te lang doorgaan en te weinig echt tot rust komen. Ze voelen zich verantwoordelijk en verbruiken te veel energie zonder voldoende tijd om op te laden. Daardoor raakt hun systeem overbelast.

Stress of overbelasting geeft mentale, emotionele en fysieke klachten, maar de onderliggende oorzaak van die klachten is vooral fysiek.

Hoe stress werkt in het lichaam

Het menselijk lichaam kan prima omgaan met spanning. Een beetje stress is zelfs noodzakelijk, het maakt vitaal en actief om bijvoorbeeld 's morgens op te staan. Kleine hoeveelheden stress maken alert en stimuleren prestatie, bijvoorbeeld het halen van een belangrijke deadline of het geven van een presentatie. Het lichaam schakelt dan automatisch over naar de actiestand. De hartslag gaat omhoog, spieren spannen zich en de ademhaling versnelt. Allemaal voor focus en doorzettingsvermogen.

Maar er is ook een belangrijke ruststand. Dat is de stand waarin het lichaam herstelt: het komt tot rust, eten en slapen gaat beter, en de energie wordt weer aangevuld. Slapen is kwalitatief het beste herstelmoment, maar ook korte pauzes over de hele dag zijn belangrijk.

In een gezonde situatie wisselen deze standen elkaar af: inspanning – herstel – inspanning – herstel.
Sporters weten dat, ze winnen wedstrijden door veel te slapen en goed te ontspannen.

Als stress te lang aanhoudt

Overbelasting of een burn-out ontstaat wanneer die afwisseling niet meer goed gaat. Iemand staat dan te vaak en te lang ‘aan’. Dat kan komen door de positieve flow in het werk, een uitdagende prestatie of de combinatie van werk en zorg privé. Kortom, alles waardoor iemand zowel fysiek als mentaal ‘bezig’ blijft. Dus ook door steeds over een bepaald onderwerp na te denken.

Het lichaam krijgt dan te weinig tijd om tot rust te komen. Dat heet aanhoudende of langdurige stress en die het tast het hele lichaam aan. Het beïnvloedt de werking van de hersenen, het hormoonstelsel en het immuunsysteem. Dat leidt tot een breed scala aan klachten.

Wat kan je herkennen bij medewerkers

Bij overbelasting heeft iemand letterlijk te veel aan het hoofd. Concentreren en de juiste prioriteiten stellen wordt moeilijker. Met name werkt een deel in de hersenen minder goed dat overzicht houdt, beslissingen neemt en dingen op een rijtje zet. Mensen vergeten sneller, zijn het overzicht kwijt en kunnen moeilijk keuzes maken: alles lijkt urgent en belangrijk. 

Ook raken de emoties uit balans. Mensen worden sneller boos, emotioneel of prikkelbaar met overdreven reacties, irritaties, onzekerheid, of juist schuldgevoel en zich terugtrekken. Ze maken zich zorgen of het nog wel goed komt.

Het lichaam raakt uitgeput

Door voortdurend ‘aan' te staan raakt het lichaam uitgeput. Normaal maakt het stoffen aan die energie geven (zoals adrenaline en het stresshormoon cortisol), maar bij overbelasting slaat dat systeem door. Om te overleven verbloemt het lichaam pijn, vermoeidheid of tegenvallers en lijkt zo iemand ongehinderd door te kunnen gaan. Dat kan maanden duren. Totdat er iets verandert, fout gaat of er juist even rust is. Dat werkt dan als trigger.

Mensen krijgen dan last van:

• Een diepe vermoeidheid die niet overgaat, ook niet na slapen of vakantie,
• Slecht slapen of moeilijk in slaap komen, vaker piekeren,
• Lichamelijke klachten zoals gespannen spieren, hoofdpijn of hartkloppingen,
• Geen zin in sporten of juist te intensief sporten als afleiding,
• Geen energie of motivatie meer voelen, uitzichtloosheid.

Het lichaam is dan als een batterij die volledig leeg is en niet meer kan opladen: een energetisch faillissement. Mensen voelen dat wel, maar begrijpen niet hoe het komt, laat staan wat ze eraan kunnen doen.

Wat jij kunt doen 

Je ziet het bij medewerkers vaak aan signalen die je nog niet helemaal kunt plaatsen: ze maken fouten, hebben een kort lontje, doen te veel taken tegelijk, gaan alsmaar door en mailen nog laat op de avond. Moet je daar iets van zeggen? 

Ja! Zelfs als je het risico loopt op een boze reactie. Ga in gesprek, want dat is het enige dat je medewerker helpt om te erkennen dat ze iets moeten veranderen.

Hoe en wanneer? 

Neem de tijd voor een echt gesprek. Begin niet met ‘Hoe gaat het met je?’, maar benoem wat je ziet dat je medewerker allemaal bereikt heeft in het werk. Benoem ook wat je ziet in het gedrag dat je ongerust maakt. Houd het bij de feiten zonder oordeel. Neem de tijd om open vragen te stellen en samen te onderzoeken hoe lang het al speelt en wat je medewerker zelf ervaart. Help om te begrenzen, want het gaat niet vanzelf over. 

Vraag bijvoorbeeld "Wat moet er anders in het werk? Waarmee kun je stoppen? Wat heeft nu geen prioriteit maar kun je moeilijk loslaten?"
Onderzoek samen hoe je medewerker tot rust kan komen en vaker kan ontspannen, ook door de dag heen. Veel mensen weten in zo'n situatie niet eens meer wat echte rust of energie geeft. Dat is een alarmbel!

Herstellen begint in het lijf 

Goedbedoeld iemand naar huis laten gaan om een paar weken bij te komen en te herstellen is meestal niet effectief. Je medewerker heeft wel rust nodig, maar je kunt zo iemand niet zonder plan loslaten. De werkdruk is even weg, maar het voelt vaak als falen en de frustraties over de organisatie verdwijnen niet. Echte ontspanning en verandering blijven uit, waardoor terugkeren naar werk en anders leren werken juist steeds lastiger wordt. 

Het overbelaste systeem heeft hulp nodig om te leren ontspannen, om te kunnen accepteren dat dit nu de situatie is en dat ze die zelf hebben laten ontstaan. Alles komt in het teken te staan van herstel van de balans. Pas daarna kan je medewerker rustige taken oppakken, anders plannen, meer prikkels aan, een beter dagritme opbouwen en uiteindelijk weer volop aan het werk. 

Herstel begint ook niet met ‘positief denken’ of ‘even doorzetten’, maar met lichamelijk tot rust komen. De hersenen moeten zich weer kunnen aanpassen en het lijf moet weer leren hoe het kan ontspannen, opladen en herstellen. Het systeem van inspanning en herstel moet weer normaal worden. Dat duurt even, maar daarmee kun je uitval voorkomen. 

Pas samen het werkschema aan als iemand nog kan werken, beleg taken bij anderen, help om in korte blokken te plannen en tussendoor pauzes te nemen. Laat je medewerker een lijst maken met ‘lastige kwesties’ en spreek af dat jullie elke twee weken bijpraten en samen verbeteringen aanbrengen in het werkpatroon. 

Herstel gaat in drie fasen

Als iemand uitvalt door overbelasting of een burn-out gebruiken wij drie fasen van herstel:

Fase 1: Tot rust komen
De eerste stap is afschakelen. Het lichaam heeft echt rust nodig om bij te komen. Je medewerker doet een stap terug, slaapt zoveel mogelijk, doet rustige dingen. Iemand leert om beter te voelen wat er in het lichaam gebeurt en te begrijpen wat er aan de hand is. Jij houdt als leidinggevende contact en geeft aandacht. Maar niet te vaak, want dat voelt al snel als druk.

Fase 2: Langzaam opbouwen
Als je medewerker weer wat energie heeft, begint die met kleine activiteiten. Denk aan meer wandelen, een gesprek voeren op het werk of een kleine klus doen. Dat geeft wat meer structuur in de dag en het wordt duidelijk welk gedrag helpt en wat juist leeg trekt. Inzicht in eigen patronen en valkuilen staan centraal. Je medewerker gaat anders leren plannen en neemt weer wat meer regie over de dag, vervolgens de week en uiteindelijk het leven. Als het merkbaar beter gaat, ga je in gesprek met je medewerker over werk, taken en uren.

Fase 3: Leren en aanpassen
In deze fase werk je aan duurzame verandering. Je medewerker leert beter grenzen herkennen, maakt keuzes in wat belangrijk is en ontdekt wat in de weg zit. Zo leert die om het leven anders in te richten. Ook werkt je medewerker aan geleidelijke terugkeer naar het eigen werk en leert om anders te werken en stemt dat af met jou. Zo voorkom je samen nieuwe terugval.

Herstel kun je niet afdwingen. Maar je kunt het wel mogelijk maken.

Door op tijd te signaleren, het gesprek aan te gaan, grenzen te stellen en ruimte te bieden voor herstel. Juist in de combinatie van aandacht, begrenzing en samenwerking ligt jouw invloed.

Het begint allemaal met één vraag van jou aan je medewerker:
Wat heb jij nu nodig om weer tot rust te komen?

In haast elk team zitten wel medewerkers met ongewenste stress. 
Wil je het daar met ons eens over hebben? [neem nu contact op]