de-sleutel-blog-vervolg

Blog: Teamontwikkeling

Ga terug

Doorbreek de patronen in je team

‘Voor elke teamvergadering vraag ik iedereen punten in te brengen, en vervolgens blijft het angstvallig stil. Uiteindelijk bepaal ik dan maar weer de agenda van het overleg met onderwerpen waarvan ik denk dat ze besproken moeten worden. Dit is niet hoe ik het wil! Ik wil dat mijn team meedenkt over relevante gespreksonderwerpen.’ Met deze opmerking opent Annemiek het gesprek met ons over haar team. Herken jij dit als leidinggevende? 

Het stille team

Annemiek wil graag samen met haar team van vijftien mensen nadenken over de toekomst en de richting van het team. De organisatie is aan het veranderen en het team kan hierop meebewegen. Ze heeft alle teamleden via de mail uitgenodigd voor een teambijeenkomst met het verzoek om na te denken over een aantal dingen, zodat ze die tijdens de bijeenkomst kunnen inbrengen.

Helemaal anders

Ze heeft hoge verwachtingen van haar aanpak; normaal gesproken is zij altijd aan het woord of geeft ze haar ideeën. Als ze de teamleden om hun mening vraagt, blijft het vaak stil of wordt haar mening bevestigd. Door nu vooraf aan een iedereen te vragen om over de koers na te denken en zelf niet als eerste haar visie te geven, zou het overleg dit keer anders gaan.

Ondanks deze aanpak komt er toch weer weinig uit de medewerkers. Om toch verder te kunnen heeft ze uiteindelijk haar ideeën gedeeld en het team heeft die omarmd. Ze twijfelt of haar team echt achter haar ideeën staat. Daarom vraagt ze mij wat ze een volgende keer kan proberen om haar mensen uit te dagen hun mening te geven.

Patroon herkennen

Het patroon in dit voorbeeld is dat Annemiek altijd degene is die haar mening geeft en het team haar daarin volgt, zonder zelf echt met eigen ideeën te komen. Annemiek heeft van alles geprobeerd om dit te doorbreken. Ze wil graag dat haar medewerkers open hun mening geven, proactief zijn en niet uitgaan van wat zij wil. Telkens als ze iets probeert om haar medewerkers initiatief te laten nemen, duwen ze haar weer terug in het oude patroon waarin Annemiek toch weer als eerste haar mening geeft. Annemiek weet dat het gebeurt, maar omdat ze ook voortgang in het project wil, valt ze terug in haar oude gedrag.  

Mening

Natuurlijk hebben de mensen uit het team een mening, maar misschien voelen ze niet de ruimte om die te geven. Annemiek vraagt wel hun mening, maar als iemand dan echt een mening geeft, omarmt ze die niet en stelt ze er geen open vragen over. Vaker komt ze met tegenwerpingen en laat ze in haar gedrag blijken dat ze het niets vindt. Dat deed ze de laatste vergadering ook in een discussie met Esther over afspraken voor thuiswerken.

‘Ik heb jullie gevraagd om ideeën in te brengen hoe we meer kunnen samenwerken, beter bereikbaar kunnen zijn en elkaar voldoende op kantoor ontmoeten. Helaas heb ik daar geen reactie op gekregen. Is er iemand die er misschien wel over na gedacht heeft?’ begint Annemiek. Haar irritatie over het gebrek aan reacties is hoorbaar in haar stem.
‘Volgens mij houdt iedereen zich aan de afspraak om minimaal twee dagen hier te zijn en ...’ probeert Esther.
‘Dat is geen afspraak, dat is de afgelopen jaren nodig geweest. Maar nu kan iedereen weer vaker op kantoor werken. En daar gaat het nu over. Wat is je punt Esther?’
‘Nou oké, dan is het geen afspraak dus. Ik weet niet wat dan wel kunnen afspreken.’ Esther gaat achterover zitten en slaat haar armen over elkaar. De anderen trekken zich verder in hun schulp.
‘Iemand anders? Nee?’ Met opgetrokken wenkbrauwen kijkt Annemiek de tafel rond. ‘Mijn voorstel is het volgende ...’

Bij zo’n reactie van een leidinggevende zijn mensen geneigd om hun mening voor zich te houden. Het gedrag van Annemiek suggereert dat ze weliswaar om de mening van haar medewerkers vraagt, maar eigenlijk al weet wat ze wil. Ze heeft haar verhaal al klaar en laat het team alleen voor de vorm nog wat zeggen. Zelfs als ze het patroon bewust probeert te doorbreken, heeft het team nog onvoldoende vertrouwen om zich werkelijk uit te spreken.

Patronen

Herken je die situatie in jouw team? Ga dan na welke patronen jij creëert en in stand houdt. Sluit wat je zegt aan op wat je laat zien in je gedrag; ben je congruent? Onbewust en ongewild kun je je eigen probleem zijn. En wanneer je dat dan herkent en in je eentje probeert om het patroon te doorbreken, lukt het vaak niet. Dat komt omdat het team je weer terugtrekt in dat patroon, want dat is vertrouwd. Ze geloven nog niet dat je er anders tegenaan kijkt. Hoe kun je het patroon dan ooit doorbreken?

In gesprek gaan

Een patroon doorbreken begint met je eigen rol in dat patroon te zien en met elkaar open in gesprek te gaan. Niet over de vergaderagenda, maar over het patroon zelf en de achterliggende gedachten en denkbeelden die het gedrag aansturen. Een goed gesprek biedt openingen om dingen anders te gaan doen. 

Ga dus met je team in gesprek over wat er gebeurt. Maak het onzichtbare patroon zichtbaar. Vertel dat je werkelijk graag hun mening hoort. Geef toe dat je weet dat je het woord neemt wanneer die niet snel genoeg komt. Vraag ook of jouw reacties op hun meningen de reden kunnen zijn dat ze liever hun mening niet geven. Herkennen ze dat en welke gedachten hebben ze bij je gedrag? Wat kun jij doen om hen te helpen proactiever te worden? Wat kunnen zij doen om de patronen te doorbreken? 

Annemieks team

Annemiek vindt dat gesprek lastig, juist omdat ze haar eigen patroon herkent. Daarom volgt ze met haar team eerst een training Communicatie verbeteren in je team bij ons. Deze training leert het team dat er verschillende communicatiestijlen zijn en dat je door een andere stijl van communicatie een ander effect krijgt. Het team leert naar elkaar te luisteren, zich uit te spreken en elkaar aan te spreken.

Na de training begeleiden we Annemiek en haar team in de praktijk. In het eerstvolgende overleg schuift ze de agenda opzij en gaat ze het gesprek aan. Ze gaat niet systematisch een rijtje af, maar stelt zich open en ontvankelijk op. Ze heeft geleerd meer naar achteren te zitten en stiltes te laten vallen. Ook laat ze iedereen uitspreken.

Bijdragen, issues en ideeën

In het begin zien we dat het nog onwennig is voor zowel Annemiek als het team. Zodra we merken dat het oude patroon het weer dreigt over te nemen, onderbreken we het overleg en benoemen wat we zien.

En dan komt het team langzaam los. Eindelijk. Annemiek ziet gewoon de schouders van haar mensen ontspannen. Sommigen gaan zelfs naar voren zitten, popelend om hun bijdrage te leveren. Ineens wordt ze ook betrokken als mensen in de koffiecorner zitten te praten. Ze ontdekt dat er best nog wat issues zijn die haar mensen nooit hadden durven uitspreken. Maar nu blijkt dat Annemiek hun ideeën waardeert en niet bestraft, durven ze die te benoemen. Die issues zijn niet meteen opgelost - dat vergt tijd en niet alles is op te lossen. Maar de sfeer is compleet omgeslagen en het team is actiever en meer betrokken dan ooit. 

En de organisatieverandering? Daar heeft het team goede ideeën voor: ze willen vooruit lopen op de verandering en daarmee een voorbeeldrol vervullen. Veel krachtiger dan Annemiek zelf ooit had durven voorstellen!

Wil jij ook de communicatie in je team versterken? 

Een goed gesprek biedt openingen om dingen anders en met meer effect te doen. Wil je graag de communicatie in jouw team versterken? Onze training Communicatie verbeteren in jouw team helpt jouw en je team verder. We maken deze training op maat en bespreken graag wat jij met je team wilt bereiken. Neem contact met ons op voor meer informatie.

Contact opnemen

Direct contact

Vul uw contactgegevens in
Direct contact

Direct contact

Vul uw contactgegevens in

Copyright © 2024 Bureau de Sleutel | Voorwaarden | Cookieverklaring | Privacyverklaring | Site-Index | Alle rechten voorbehouden | Sitemap

Designpro.nl | Z-IM