De echte bron van gedoe

Alice merkte dat er de laatste tijd meer gedoe was in haar team en dat leidde tot conflicten. Zelfs de kwaliteit van het werk leed eronder. Daarom had ze een ochtend op de hei gepland om met haar team een ochtend besteden aan communicatie. Dat bleek echter niet de bron van het gedoe te zijn. 

Onduidelijke rollen, een bron van frustratie

Alice had het afgelopen jaar een aantal wijzigingen doorgevoerd. Ze had nieuwe rollen ingesteld om een aantal processen beter te sturen en haar span of control te verminderen. De nieuwe rollen had ze samen met het team bedacht en daarna gingen medewerkers vol goede moed aan de slag. Al snel ontstond er echter verschil van inzicht tussen de procesverantwoordelijke en de teamleider. Medewerkers wisten niet goed meer waarvoor ze bij wie moesten zijn, en gingen dat dan maar zelf doen. Andere taken bleven liggen, wat leidde tot achterstand. Sommige medewerkers gingen harder werken, omdat ze zich verantwoordelijk voelden. Anderen beperkten zich juist strikt tot hun eigen taken.  Onderlinge verwijten en frustraties waren het gevolg. De procesverantwoordelijken misten overzicht, maar bespraken dat niet want de sfeer was al gespannen.

Zoek bij gedoe naar onduidelijkheid 

Op de heidag bleek dat de oorzaak van het probleem echter niet te maken had met de manier van communiceren. Elke suggestie die Alice had voorbereid om de communicatie te verbeteren, hadden ze eigenlijk al toegepast. Misschien kon het nog wel beter, maar de reacties van het team hadden één rode draad. De onduidelijkheid over de nieuwe rollen, taken en verantwoordelijkheden. Ze besloot de agenda van de dag om te gooien en aan de slag te gaan met de verheldering van de rollen.

Verhelder 

De nieuwe rollen bleken onvoldoende uitgewerkt te zijn. Zo bleek niet duidelijk te zijn wie waarover verantwoording moest afleggen en aan wie, waar de verantwoordelijkheid van de procesverantwoordelijke ophield en die van de teamleider begon, bij wie medewerkers terecht moesten als ze te veel werk hadden en er was geen gemeenschappelijk beeld hoe überhaupt om te gaan met werkdruk of prioriteiten. In de praktijk ging ieder zijn eigen gang. Het enthousiasme waarmee sommigen zich op hun nieuwe rollen hadden gestort leidde alleen maar tot meer gedoe en meer werkdruk.

Onder leiding van Alice heeft het team de rollen opnieuw benoemd met de taken en verantwoordelijkheden die eronder vielen, en hoe de verschillende rollen overlapten. 

Door het gesprek met elkaar te voeren en samen de rollen en verantwoordelijkheden te verhelderen, ontstond meer begrip voor elkaars positie, taak en betrokkenheid bij verschillende onderwerpen. De RACI-matrix hielp om de betrokkenheid per onderwerp te verhelderen zonder elkaar aan te vallen. Zo werd per proces duidelijk gemaakt wie daarbij betrokken was en welke rol eenieder daarbij heeft. Alice lette erop dat iedereen aan bod kwam en naar elkaar luisterde. De communicatie verliep eigenlijk heel goed.

Aan het einde van de ochtend had het team zoveel verhelderd en begrip voor elkaars taken en rollen, dat ze met een goed gevoel en meer samenhang aan het werk konden. Zonder werkdruk.

Welke onduidelijkheden leiden tot gedoe?

Naast rollen en verantwoordelijkheden kan bijna elke onduidelijkheid in een team een bron van frustratie en conflicten zijn. Als er bijvoorbeeld geen gemeenschappelijk doel of duidelijke richting is, bepaalt iedereen eigen prioriteiten met als gevolg dat mensen langs elkaar heen werken en de energie missen om fout gelopen processen weer op de rit te krijgen. Ook als je geen duidelijk beeld hebt over hoe je wilt werken en wat je van elkaar kunt verwachten is dat een bron van gedoe. Simpele werkafspraken over thuiswerken en bereikbaar zijn, hoelang het duurt voor je op mails reageert, of je een vergadering bijwoont en je voorbereiding: onderwerpen die vanzelfsprekend lijken, maar het niet zijn. Leg met je team vast hoe je werkt. Dat geeft houvast en maakt het een stuk gemakkelijker elkaar aan te spreken.

Als er gedoe is in je team, kijk dan dus niet alleen naar de symptomen. Neem de tijd om onduidelijkheden te onderzoeken die de oorzaak kunnen zijn. Dat kan zowel in de bovenstroom liggen, zoals rollen en verwachtingen, of in de onderstroom, zoals onuitgesproken frustraties tussen teamleden. Pak de oorzaak aan en maak heldere afspraken voor een blijvende verbetering.

Wil je minder gedoe? Neem dan nu contact op