Een sterk team met een andere opstelling

Sterke voetballers vormen niet vanzelf een sterk team, de coach maakt het verschil. Die bepaalt de tactiek, spelopvatting en past de manier van spelen aan aan de kwaliteiten van het team en de situatie op het veld. 

Als leidinggevende bepaal je de tactiek van je team en past die aan aan de kwaliteiten van je team en de uitdagingen waar je team voor staat. Sterke mensen vormen niet vanzelf een sterk team, een sterke leidinggevende maakt het verschil.

Patronen binnen het team

Merel houdt niet van voetbal, dus ze kon niet veel met mijn vergelijking. Daarom stelde ik haar eerst wat vragen over haar team: ‘Heb je een voorbeeld van een project of verandering waar je team nu mee geconfronteerd wordt?’
‘Ja, meerdere zelfs. Bijvoorbeeld de invoering van een nieuw contentmanagementsysteem (CMS). We gaan dit gebruiken en willen voor het einde van het jaar volledig over zijn.’
‘Hoe bepaal jij wie met dit project aan de slag gaat?’
‘In dit geval was dat makkelijk. Ronald en Raphael zijn al een tijdje een nieuw CMS aan het promoten, dus heb ik hen ook dit project gegeven. Ze hebben daar allerlei ideeën over en ook veel energie om ermee aan de slag te gaan. We noemen hen gekscherend R2.’
‘Zijn er nog andere redenen om R2 deze opdracht te geven?’
‘Ze zijn er goed in om snel een plan te bedenken en vol energie aan de slag te gaan. We willen echt eind dit jaar over, dus dan is dat wel een belangrijk criterium.’
‘Oké, dat begrijp ik. Is snelheid het meest bepalende criterium of kan je iets bedenken dat in dit geval nog belangrijker is?’

Uit het patroon

Teams werken vaak onbewust in vaste patronen. Uitdagingen bieden ze vaak op routine het hoofd. Terwijl een leidinggevende juist een sterk team creëert door gezamenlijk stil te staan bij het type project en te reflecteren op alternatieve aanpakken. 

Merel dacht na. ‘Ik weet dat nog niet iedereen overtuigd is van het nut van een nieuw systeem, dus draagvlak is wel belangrijk. En het moet natuurlijk wel goed werken omdat we volledig afhankelijk zijn van ons CMS.’

Ze zweeg even na haar laatste woorden en begon dan te lachen: ‘In jouw voetbalvergelijking heb ik gekozen voor een aanvallende opstelling, bedoeld om snel te scoren. Terwijl een meer verdedigende opstelling hier misschien beter is, eerst zorgen voor een gedegen analyse en draagvlak en dan pas de bal naar voren spelen.’ 
Ik moest ook lachen: ‘Precies, je past je tactiek aan op basis van de uitdaging en kiest de juiste manier om het op te pakken en wie daarvoor nodig zijn.’

Pas je tactiek aan op basis van de uitdaging

Herken je het verhaal van Merel? Vaak geef je opdrachten aan teamleden die iets graag willen of waarvan jij denkt dat ze op dezelfde lijn zitten als jij. Of je vindt het tijd worden dat bepaalde mensen een project krijgen als beloning of om zich te ontwikkelen. Daarbij verlies je nog wel eens uit het oog dat de uitdaging en de manier waarop je die het beste aan kunt gaan, bepalend is voor wie je in het veld zet en met welke speelwijze ze aan de slag gaan.

Vraagt het project snelheid of een degelijke aanpak? En als beide nodig zijn, hoe zorg je dat je die hand in hand gaan? Beoordeel elke project op zijn kenmerken en bepaal wat het belangrijkste is. Pas dan kun je bepalen hoe je het aanpakt en wie je het beste kunt inzetten. 

Valkuilen in het kiezen van de spelers

Een valkuil kan zijn dat je tegengestelde types inzet, omdat daarmee verschillende belangrijke kenmerken zijn geborgd. Dus als iets snel moet én een gedegen aanpak vraagt, zet je medewerkers aan het werk die heel erg goed zijn in de analyse, kwaliteit belangrijk vinden en oog hebben voor details, samen met mensen die daadkrachtig zijn, snel beslissingen durven nemen en gericht zijn op resultaat. 

Maar werkt dat ook? De eerste stap is een analyse, die daadkrachtige mensen vaak frustreert omdat ze ongeduldig aan de slag willen. Hun analytisch ingestelde collega’s leveren dan vaak half werk en zijn daar niet tevreden over of er ontstaat gedoe omdat niet iedereen het snel genoeg vindt gaan.

Misschien kun je beter starten met een aantal analytisch ingestelde professionals die – met een deadline – de analyse uitvoeren. Daarna dragen ze de bal over aan de daadkrachtige professionals die beslissingen nemen en snel stappen zetten. Je kunt de mensen voor de verschillende fasen pas kiezen nadat je hebt bepaald wat nodig is. Voer daar met je team een open gesprek over.

Teamtactiek is een noodzakelijke keuze

Merel had in eerste instantie twee teamleden gevraagd om het project te leiden. Na ons gesprek was ze daar niet meer van overtuigd. Draagvlak om met een nieuw systeem te gaan werken is cruciaal en nog niet iedereen was overtuigd van de noodzaak nu over te stappen.

‘Ik heb na ons vorige gesprek met het team gesproken over het nieuwe CMS. Normaal pakken we dergelijke projecten op door trekkers aan te wijzen die aan de slag gaan. Ze maken een plan en koppelen periodiek terug. Voor dit project voelde het niet meer logisch om het weer zo te doen. Ik heb dit met het team besproken omdat ik van mening ben dat we het ook als team moeten oppakken.’
‘Wat was hun reactie?’
‘Ronald en Raphael waren al begonnen met het opstellen van een plan en reageerden teleurgesteld. De rest van het team was verbaasd, want we pakken nieuwe projecten altijd op dezelfde manier op. Ik heb uitgelegd dat we als team beter eerst kunnen bepalen wat voor dit project de beste aanpak is.
We hebben een goed gesprek gehad en onderzocht wat we als team belangrijk vinden bij dit project. Vervolgens hebben we besproken welke aanpak nodig is. Niet alleen welke acties, ook hoe we daar over in gesprek blijven, wat we als valkuilen zien voor ons als team en hoe we daar aandacht aan blijven geven. Tot slot hebben we bepaald wie welke rol moet hebben. En met enige aarzeling zagen Ronald en Raphael in dat zij niet de juiste personen waren om het geheel te leiden. Ze blijven wel verantwoordelijk voor een deel van het project, Mariëlle wordt echter de overall projectleider. Haar oog voor wat mensen nodig hebben in combinatie met haar gedegen aanpak, is wat nu nodig is. Ik zal Mariëlle coachen op haar rol en het team begeleiden in deze nieuwe aanpak.’
‘Dus je hebt je team geholpen om mee te denken en samen een andere tactiek te gebruiken om succesvol te zijn!’

Door het gesprek aan te gaan en als team te bepalen wat nu nodig is, komt er een ander resultaat uit dan gebruikelijk. Niet de mensen die pushen om iets te mogen doen, maar de professional die het meest geschikt is. En in dit geval ook iemand die in eerste instantie niet snel haar vinger zou opsteken om een dergelijk project te krijgen. 

Het coachen van je team

Als leidinggevende kun je je team leren om te reflecteren, om uit een patroon te stappen en anders naar de situatie te kijken. Je coacht je team naar de beste aanpak en helpt hen nieuwe vaardigheden ontwikkelen. Stap dus uit je routine en bedenk hoe je jouw team helpt de juiste tactiek te vinden. Daarvoor moet je misschien zelf toegeven dat je het niet precies weet, en dat je het samen wilt verkennen.