Je agenda is gevuld met bijeenkomsten en heeft weinig lege plekken. Je medewerkers staan in de rij als je er wel even bent. Nooit een moment rust om even alles op een rijtje te zetten. Herken je dat? Hoe doorbreek je dat patroon, hoe kom je vooruit en blijf je niet hangen in gedoe?
Het geheim om in beweging te blijven is vaker stilstaan.
Ruth is teamleider van een groot team. Naast de periodieke overleggen met haar team zit ze in verschillende projectgroepen, overlegt ze veel met collega-teamleiders en leidt ze een groot project. Net als zoveel andere leidinggevenden zegt ze tegen haar teamleden “Mijn deur staat altijd open.” Helaas treffen haar teamleden haar vaker niet dan wel achter die openstaande deur.
“Mijn team zet onvoldoende stappen vooruit. We hebben het afgelopen jaar een paar heidagen gehad, goede gesprekken gevoerd om als team te groeien en toch groeien we nauwelijks. Over een paar weken heb ik vakantie en voor ik vertrek wil ik een plan om hiermee aan de slag te gaan.” Ze zucht en kijkt me vragend aan.
Ik vraag haar: “Wanneer zette je team wel stappen vooruit? Wat gebeurde er toen?”
Ruth denkt even na. “Dat was een half jaar geleden, voordat ik met het organisatieproject begon. We waren goed bezig als team om elkaar beter te leren kennen, hadden goede gesprekken over onze taken en wie wat zou oppakken. Het voelde ook meer als een team, met meer begrip voor elkaar. Ik kon rustig met iedereen praten over de gewenste persoonlijke ontwikkeling en hoe we als team wilden groeien.”
“Hoe was het voor jou om leidinggevende te zijn in die tijd?”
“Geweldig! Ja echt, ik had het gevoel bij te dragen aan de ontwikkeling van het team en kon af en toe reflecteren op de voortgang van onze teamplannen.”
“Wat deed je toen anders dan nu?”
“Ik zat vol ideeën over de richting die we als team op konden gaan. Ik nam ook de tijd om over dingen na te denken en had daarvoor ruimte in mijn agenda. Dat gevoel wil ik weer terug, maar dat lukt me niet alleen. Ik kan mezelf niet aan mijn haren uit het moeras omhoog trekken.”
Door stil te staan bij haar gevoel over hoe ze nu leiding geeft en hoe dat voelt, weet Ruth heel goed wat ze nodig heeft. Te vaak rende ze door, probeerde ze alle ballen in de lucht te houden en voelde ze zich schuldig omdat ze onvoldoende aandacht aan haar medewerkers gaf. De tijd nemen om erover na te denken nam ze niet, er was te veel te doen, en te veel dat aandacht vroeg. Over een tijd komt er meer ruimte in mijn agenda om dingen anders te gaan doen, dacht ze. Maar die tijd kwam nooit, omdat er altijd van alles gebeurt wat haar aandacht vroeg.
Pas toen ze voor zich zag hoe ze terug zou komen van vakantie en dezelfde chaos zou terugvinden, klopte ze bij mij aan voor een goed gesprek. Waarin ze zelf alle antwoorden gaf.
Ruth vraagt na ons gesprek aan haar team: “Wat wilden we ook alweer bereiken en hoe draagt onze huidige werkwijze daaraan bij? Hebben we nog een helder beeld van de toekomst en hoe creëren we een beeld dat ons stimuleert om effectief te werken?”
Met deze insteek kijken ze samen naar de lopende activiteiten. Ze schrappen de taken die onvoldoende bijdragen, ze passen andere taken aan en ze zetten nieuwe taken op de agenda, zoals vaker reflecteren.
Het team ervaart deze bijeenkomst als zeer waardevol en Ruth krijgt haar energie weer terug.
Reflectie is een krachtig onderdeel van je stijl van leidinggeven. Het biedt je de mogelijkheid om stil te staan en te ervaren wat er met jou en je team gebeurt. Ben je tevreden met de uren die je maakt, de energie die het leiding geven je kost en geeft, de vooruitgang en de resultaten van je team? Ben je gezien alle inspanningen van jezelf en je medewerkers op weg om de resultaten te halen of had je al verder willen zijn? Deze vragen helpen je om te stoppen met rennen, na te denken en te voelen. Vervolgens kun je je werkwijze aanpassen.
Reflecteren is een proces om samen met je team te doen. Maak er een gewoonte van. Vraag bijvoorbeeld aan het eind van een vergadering: “Heeft deze vergadering bijgedragen aan ons doel om effectiever samen te werken, hebben we het doel van deze vergadering bereikt, en met welk onderwerp hebben we het meeste bereikt en waarom?”
Plan met je team periodiek een reflectiemoment. Bespreek bijvoorbeeld elk kwartaal in een korte sessie met de benen op tafel hoe het gaat, wat de stappen zijn die je het afgelopen kwartaal hebt gezet, wat dat heeft opgeleverd, wat energie geeft en wat je ervan kunt leren om het in het komende kwartaal nog beter te doen.
Ruth heeft inmiddels een gewoonte van reflecteren gemaakt. Dat helpt haar om regelmatig stil te staan om daarna weer stappen vooruit te zetten in de goede richting. Met haar team is ze onderweg naar de door hen samen gekozen bestemming.
Wil jij ook structureel reflecteren met je team?
Neem contact opZelf je werk goed organiseren is niet altijd makkelijk, er wordt veel van je gevraagd. Soms te veel en je ervaart werkdruk. Met deze training herken je jouw stress signalen en leer je meer invloed te nemen zodat je je werkplezier vergroot en uit de stress blijft.
Feedback geven en ontvangen is meer dan een kunstje leren. Het is een wezenlijk onderdeel van het samenwerken met anderen en het verbeteren van de effectiviteit van het team.
Deze training geeft je inzicht in je persoonlijkheid, talenten, voorkeuren in werk en mogelijkheden. Je verruimt je blik, waardoor je meer mogelijkheden gaat zien voor je loopbaan.
Je bent benieuwd naar je team en welke type mensen er deel van uitmaken. Je wil de kwaliteiten van het team inzichtelijk maken en het onbenutte potentieel aanboren.
Een interactieve bijeenkomst om samen je toekomst vorm te geven. Welke doelen willen jullie halen, hoe ziet de toekomst er dan uit? Een concreet toekomstbeeld zet je team in beweging.
Voor teams die sterker willen worden door beter samen te werken. Goede resultaten, het snel oplossen van problemen, meer werkplezier en persoonlijke groei als resultaat.