Goede plangesprekken versterken je team

Beoordelingsgesprekken, plangesprekken, het kost allemaal veel tijd en het levert zo weinig op. Je medewerkers zeggen geen ontwikkeldoelen te hebben en hangen achterover, of willen over hun beloning praten. Herken je dat als leidinggevende? 

Het kan zoveel beter. Een goede gesprekscyclus kan namelijk ook bijdragen aan de ontwikkeling van je teamleden. Ontwerp je eigen gesprekscyclus en pluk de vruchten van de gesprekken met je medewerkers. Dan zul je zien dat ze groeien en opbloeien en meer verantwoordelijkheid nemen. 

Geen moetje, wel een kans

Leidinggevenden zien vaak op tegen alle jaarlijkse gesprekken waar hun agenda’s mee vollopen. Veel organisaties hebben vastgelegd hoe vaak er een gesprek moet plaatsvinden en ook waar het over moet gaan. Soms is er geen vaste cyclus en mag je zelf bedenken hoe je ontwikkelgesprekken voert. Hoe dan ook, ervaren leidinggevenden het als een verplicht ritueel waar niemand naar uitkijkt. Het kost energie en levert geen of weinig ontwikkeling op.

Dat is een gemiste kans, omdat een goed gesprek energie kan geven, de verbinding kan verdiepen en de basis is voor de ontwikkeling van zowel de individuele medewerker als het hele team. Met een goede gesprekscyclus krijg je de kans om je mensen te coachen en tegelijk bij te dragen aan de resultaten van het team. Een kans om hun ontwikkeling in gang te zetten en gaande te houden, zodat je zelf minder tijd hoeft te besteden aan de oplossing van hun problemen. Omdat ze het dan zelf kunnen. 

Het beoordelingsgesprek

Een beoordelingsgesprek aan het eind van het jaar is nodig en je medewerkers hebben daar ook recht op. Misschien hangt een extra beloning af van jouw oordeel. En je medewerkers willen graag horen wat jij vindt van hun werk. Het beoordelingsgesprek is ook een mooi moment om samen stil te staan bij hun ontwikkeling. Een reflectie op het afgelopen jaar, de wederzijdse inspanningen en het bereikte resultaat. 

Praat in dit gesprek niet alleen over de resultaten, neem ook de tijd om stil te staan bij wat de medewerkers hebben geleerd. Wat hebben ze bij zichzelf ontdekt, welke lessen hebben ze getrokken uit situaties en hoe zijn ze gegroeid? 

Het plangesprek

In een gedegen plangesprek neem je samen met je medewerkers de tijd om vooruit te kijken. Wat gaan ze komend jaar laten zien, welke vaardigheden en competenties gaan ze ontwikkelen en welke prestaties gaan ze leveren? Het plangesprek geeft kaders waarbinnen de medewerkers aan het werk gaan en vormt de basis voor de overige gesprekken. Het geeft richting en inspiratie; waar stoppen je medewerkers energie in en welke energie willen ze uit hun werk halen? Gebruik de lessen uit het beoordelingsgesprek en bouw voort op het afgelopen jaar. Daag je medewerkers uit om de volgende stap te zetten. Dat kan iets kleins zijn, zoals zich eerder uiten in een overleg.

Andere gesprekken

Verder is het aan jou om samen met je medewerkers te bedenken hoe jij feeling houdt met wat ze doen en hoe je kan coachen om hun doelen te realiseren. Je kan periodiek een gesprek plannen en vragen stellen over de manier van werken en de behaalde resultaten. Niet om te vertellen hoe ze hun werk moeten doen, maar om hen te helpen op het juiste spoor te blijven. Je kan op willekeurige momenten iemand een compliment geven over iets dat die heeft gedaan en waar je trots op bent. Of aangeven dat je op de hoogte bent van wat die doet en daar gerichte vragen over stellen. Deze vorm van aandacht geeft je medewerkers het gevoel dat ze gezien worden en dat er iemand is die hen kan bijstaan.

Lange en goed voorbereide gesprekken als een beoordelings- of plangesprek wissel je af met korte contactmomenten om je medewerkers op koers te houden. Bepaal zelf welke vorm en frequentie bij jou en je teamleden past. Eet bijvoorbeeld je boterham niet snel achter je bureau, kies ervoor om te lunchen met een aantal medewerkers. 

Hoe draagt een gesprekscyclus bij aan de ontwikkeling van je team?

Je maakt je teamleden sterker en helpt hen zich te ontwikkelen, door vaker direct te reageren op situaties en daar leermomenten van te maken. Denk aan concrete situaties die te maken hebben met hun werk, de onderlinge samenwerking of de communicatie over werkafspraken in het team. 
Als een teamlid een lastige vraag niet zelf beantwoordt, maar de verantwoordelijkheid bij jou neerlegt, kan je dit gebruiken. Ga het gesprek aan over wat jij ervaart en wat je wil zien van deze medewerker, waarom die de verantwoordelijkheid naar jou doorschuift en wat die nodig heeft om het wel zelfstandig op te lossen. Op die manier maak je je medewerkers bewust van wat ze doen, hoe hun gedrag overkomt en wat het effect is. Je vertelt niet de oplossing, maar je helpt hen tot ander gedrag te komen. 

Uit allerlei onderzoek blijkt bovendien dat medewerkers die regelmatig oprechte aandacht van hun leidinggevende krijgen met meer plezier werken en meer betrokken zijn bij het werk; alles wat aandacht krijgt, groeit. Als leidinggevende ben je een sleutelfiguur in het werkplezier en de betrokkenheid van je medewerkers. Jouw rol is bepalend om van je team een sterk team te maken met bevlogen medewerkers.

Tips voor het voeren van goede gesprekken

Wees creatief in de gesprekken. Ze hoeven niet altijd plaats te vinden in een formele setting aan een vergadertafel. Je kunt ze ook voeren tijdens een lunchwandeling, bij de koffieautomaat, in de lift, wandelend naar een volgende vergadering of schuif een stoel bij aan het bureau van je medewerker. De mogelijkheden om een goed gesprek te voeren zijn talloos, want een goed gesprek wordt niet goed door de duur ervan, maar door de inhoud en je oprechte aandacht. Wees kritisch zonder dat iedereen mee kan luisteren. Een compliment daarentegen mag iedereen horen.

Neem de tijd om na te denken wat je je medewerkers wil zeggen als je ze dagelijks tegenkomt. Wees bewust van de mogelijkheden om in een goed gesprek te coachen en bij te sturen. Weet wat je wil vragen, wat je wil meegeven, wat je wil waarderen en waar je op wil bijsturen. Herken die momenten en wees voorbereid.

Goede gesprekken zijn dus niet een aanslag op je overvolle agenda, ze vormen de kern van je werk als leidinggevende. Aandacht geven aan je medewerkers is je hoogste prioriteit. Daar is geen percentage of aantal uren voor te geven. Het feit dat het de hoogste prioriteit heeft, geeft al aan dat het een aanzienlijk deel van je tijd betreft. Neem daarom kritisch je agenda door en maak ruimte voor die aandacht.

Wil je zelf wel eens een goed gesprek? Neem nu contact op