Hoe bereid je je team voor op een storm

Je hebt met je team besloten dat je gaat veranderen. Je hebt het doel in beeld gebracht en concreet vertaald naar resultaten en gedrag. De reis kan beginnen. Maar hoe bereid je je voor op alle stormen die je reis kunnen verstoren?

Patronen die verandering in de weg staan

Vaak kosten veranderingen veel inspanning en leveren ze minder op dan je vooraf had gehoopt. Je begint enthousiast, maar al snel komen er dringende taken op je pad en vervalt het team in oud gedrag. Een project, extra werk of gewoon de tijd van het jaar – er kan van alles gebeuren wat je aandacht afleidt. Als druk toeneemt, is de vertrouwde manier van werken het gemakkelijkst. Dus vervalt je team in ingesleten patronen. 

Waarschijnlijk kun je met je team diverse voorbeelden aanhalen van eerdere minder geslaagde pogingen tot verandering. Juist die voorbeelden zijn nu cruciaal om deze verandering wél tot een succes te maken. Je bent beter voorbereid op de komende verandering als je met je team de risico’s blootlegt en benoemt. 

Benoem wat mis kan gaan

Je hebt enthousiast doelen opgesteld voor de gezamenlijke reis. Gebruik dit enthousiasme om te onderzoeken wat er op je pad kan komen. Benoem met het team wat er allemaal kan gebeuren waardoor de verandering niet doorzet: een vraag van een andere afdeling, een drukke periode of ouderschapsverlof. Benoem in een korte brainstorm alles waardoor de geplande verandering tot stilstand kan komen. Dit kan een hele lijst zijn met grote of kleine dingen, noteer alles, ook toevalligheden en gekke mogelijkheden.
Bedenk vervolgens per situatie wat je gaat doen om de verandering toch door te zetten. Maak gebruik van de creativiteit van je team, bijvoorbeeld:

• Als we gevraagd worden capaciteit te leveren voor project x, dan kunnen we tijd winnen met y om alsnog de planning van dit verandertraject te halen.
• Als iemand een paar maanden met ouderschapsverlof gaat, dan lenen we een tijdelijke kracht van afdeling z.
• Als we merken dat de werkdruk toeneemt en de waan van de dag effect heeft op onze doelen, dan komen we kort bij elkaar om onze prioriteiten te herijken.

Door nu de storm te benoemen waarin je terecht kunt komen en daarvoor al een scenario te bedenken, kun je sneller schakelen op het moment dat het echt gebeurt. Je hebt met je team al bedacht wat je kunt doen, zodat de ingezette verandering toch doorgaat. De discussie over hoe te handelen vindt nu plaats, en niet op het moment dat dingen fout dreigen te gaan en er geen tijd meer is om oplossingen te bedenken.

Benoem probleemopzichters

Als je verschillende scenario’s hebt uitgewerkt om snel te schakelen bij mogelijke verstoringen, spreek je af met je team wie wat in de gaten houdt en wie waarvoor verantwoordelijk is. Zo kun je een teamlid verantwoordelijk maken voor het bewaken van de teaminzet voor de verandering. Zodra daar gaten vallen of dreigen te vallen, kan de verantwoordelijke dit aankaarten en de eerder beschreven scenario’s in werking laten treden.

Net als er bij een storm procedures klaarliggen om stormkeringen in werking te zetten die problemen voorkomen, maak je met je team heldere afspraken hoe om te gaan met tegenslag. Daardoor blijft de energie van iedereen gericht op de gewenste verandering en de bestemming, en laat je je niet meer van de wijs brengen door de waan van de dag.

Wil jij je voorbereiden op de storm? Neem nu contact op