‘Iedereen werkt hier heel hard en we hebben ook lol met elkaar, hoe komt het dat de resultaten toch achterblijven?’ Zo begon mijn gesprek met een manager van een team communicatie-adviseurs.
Zij geeft leiding aan een leuke groep van 8 professionals, goed opgeleid, veel dertigers en dol op hun vak, maar zij krijgt het niet voor elkaar om als team verder te groeien.
Ze voert de laatste tijd veel individuele gesprekken, om mensen te adviseren over hun projecten, maar ook om problemen op te lossen binnen het team. Als er dingen fout dreigen te gaan en de deadline nadert, is het soms hectisch op het werk of richt ieder zich sterk op zijn of haar eigen klussen. De manager moet bijsturen, sussen of uitpraten en ook nog nieuwe opdrachten binnenhalen.
Ze zucht ervan; ‘het zou zo fijn zijn als teamleden meer zaken zelf kunnen oppakken, elkaar om hulp vragen en elkaar eerder aanvullen dan steeds die discussies. Maar ze zijn stuk voor stuk heel enthousiast hoor.’
In elk team waarin mensen samen een resultaat moeten halen, kunnen problemen ontstaan in de samenwerking, het verbeteren van de werkwijze of het halen van resultaten. Het gaat niet altijd om conflicten. Soms zijn de teamleden best tevreden, maar wil de leider dat het team meer zelf oppakt, dat mensen meer verantwoordelijkheid nemen en zaken zelf goed regelen.
In zijn boek De vijf frustraties van teamwork beschrijft Patrick Lencioni vijf frustraties, valkuilen, voor goed teamwork:
Volgens Lencioni is de zwakste schakel bepalend voor de sterkte van het team: "Net als bij een ketting met een kapotte schakel gaat het teamwork achteruit als een frustratie zich kan ontwikkelen." Positief gesteld kan je dus een team sterker maken door extra aandacht te schenken aan de zwakkere schakels.
Om te kunnen werken aan een sterker team, vind ik goed zicht op de teamleden en de sterke en zwakke schakels in het teamwork belangrijk. De schakels maak ik inzichtelijk door alle teamleden een Lencioni Teamscan in te laten vullen. Door zowel het huidige als het gewenste gedrag te scoren, worden de sterke en zwakkere schakels zichtbaar en ook de behoefte aan verandering. ‘Zie jij het zo?’ Juist die onderlinge verschillende beelden van de teamsituatie en wat je daarin mist, zijn een goede aanleiding voor een open gesprek. De ene heeft een vage wens, de ander ziet concrete mogelijkheden.
Samen wordt het heel duidelijk waar ruimte voor verbetering is. Hiermee kan je als begeleider aan de slag om samen verbeteracties op te stellen om een sterker team te worden.
In dit team met professionals met passie voor hun werk, was het delen van twijfels of het bespreken van lastige situaties nog geen gewoonte. Ik voelde dat er een steviger basis voor onderling vertrouwen nodig was om meer open naar elkaar te durven zijn en elkaar om hulp te gaan vragen. Daarom namen we op de eerste teamdag de tijd om met de Insights Discovery profielen te verkennen wat ieders voorkeuren zijn en met kleine oefeningen te ervaren waar de duidelijke verschillen tussen de mensen vandaan komt. Dit met elkaar te delen, erom te lachen en je te verbazen wat je vooral wél of niet moet doen om de ander te helpen, creëerde enorme ruimte voor verandering. De teamscore van de communicatieadviseurs liet zien, dat ondanks de grote betrokkenheid en het onderling vertrouwen, het uitspreken van verschillende inzichten nog een zwak punt was. Ook het nemen van de verantwoordelijkheid voor het geheel, het gericht zijn op verbetering van de prestaties scoort laag. Het is een jong en gedreven team dat graag wil ‘scoren’ met goede adviezen en vervolgopdrachten, in een goed team. Hoe dat het beste lukt, krijgt nu onvoldoende aandacht van de teamleden, er is te weinig focus op de resultaten van het hele team. De beoogde doelen en gerealiseerde prestaties zijn niet erg duidelijk of worden te weinig gedeeld. De aandacht gaat naar andere zaken of naar de frustraties in het team. Tijdens het bespreken van deze resultaten was er veel herkenning, er werd zelfs gelachen ‘Waarom doen wij dit toch!?’. Er kwamen direct suggesties voor verbeteringen.
Na het inzicht en de behoefte aan verbetering, hebben we de stap gemaakt naar acties en afspraken. In de rapportage van de teamscan worden al verbeteracties aangereikt. Maar niet alles is even noodzakelijk, kies daarom één of twee zwakkere schakels en kenmerken die op elkaar voortbouwen.
Een sterk team kenmerkt zich volgens Patrick Lencioni door:
In dit team was het belangrijk om de aandacht op de gezamenlijke Verantwoordelijkheid te richten. Tot dan toe had alleen de manager een up to date zicht op de projecten, de inkomsten, de bezettingsgraad en de uitstaande offertes. Dat is belangrijke informatie voor het hele team om te weten. Goed zicht op ieders workload voorkomt scheve gezichten. Dus hierover werden acties opgesteld.
Alle informatie werd gedeeld en dus bespreekbaar, het werd een vast agendapunt voor het tweewekelijks teamoverleg.
Uit de talenten bleek dat twee adviseurs een sterke voorkeur voor strategisch advies en gesprekken met opdrachtgevers hadden. Zij kregen een grotere rol in het accountmanagement en het voeren van commerciële gesprekken. Bij het schrijven van voorstellen zouden zij de juiste collega’s betrekken. Er werd een on-line planning gemaakt, waarin ieder deadlines, projecten of klantafspraken kon volgen of bijwerken. Zo werd het ook makkelijker om elkaar om hulp te vragen en groeide het vertrouwen.
In de tweede teamdag bleek dat de zichtbare doelen, prestaties en werkafspraken de energie vergrootte. De verantwoordelijkheid voor het resultaat was voelbaar, goed omgaan met verschillen nog wel lastig.
Daarom gingen deze dag dieper in op constructief overleggen om samen vanuit de verschillen tot besluiten te komen. Door te oefenen met het geven en ontvangen van feedback en afspraken te maken voor het komende half jaar, stond dit team weer een stuk sterker.
Klaar voor nog betere resultaten en veel werkplezier.
Neem contact op
Zelf je werk goed organiseren is niet altijd makkelijk, er wordt veel van je gevraagd. Soms te veel en je ervaart werkdruk. Met deze training herken je jouw stress signalen en leer je meer invloed te nemen zodat je je werkplezier vergroot en uit de stress blijft.
Feedback geven en ontvangen is meer dan een kunstje leren. Het is een wezenlijk onderdeel van het samenwerken met anderen en het verbeteren van de effectiviteit van het team.
Deze training geeft je inzicht in je persoonlijkheid, talenten, voorkeuren in werk en mogelijkheden. Je verruimt je blik, waardoor je meer mogelijkheden gaat zien voor je loopbaan.
Je bent benieuwd naar je team en welke type mensen er deel van uitmaken. Je wil de kwaliteiten van het team inzichtelijk maken en het onbenutte potentieel aanboren.
Een interactieve bijeenkomst om samen je toekomst vorm te geven. Welke doelen willen jullie halen, hoe ziet de toekomst er dan uit? Een concreet toekomstbeeld zet je team in beweging.
Voor teams die sterker willen worden door beter samen te werken. Goede resultaten, het snel oplossen van problemen, meer werkplezier en persoonlijke groei als resultaat.