Van team gedoe naar teamgroei

Ben jij ook zoveel tijd kwijt aan het oplossen van gedoe in je team? Het is misschien wel het verhaal dat we het meest horen van leidinggevenden. Al dat gedoe houd je ook nog van je echte werk, namelijk het team coachen om zich te ontwikkelen en doelen te realiseren. Hoe maak je daar meer tijd voor vrij?

Het antwoord ligt bij jezelf. Wees die coach en stel jezelf niet telkens op in het speelveld.

Menno is al een paar jaar verantwoordelijk voor een team professionals in een stafafdeling. De afgelopen jaren zijn er wisselingen in het team geweest. Daarnaast vraagt een verandering van de organisatiefocus om aanpassing in de manier van werken. De lijn krijgt meer te zeggen en dat vinden de professionals van Menno lastig. Wij zijn er onlangs begonnen met een coachingstraject, omdat Menno merkt dat hij minder zin in zijn werk heeft. Hij komt moe thuis en kijkt in de ochtend al op tegen het gedoe dat er die dag weer op zijn bordje terecht zal komen. 

Menno toont me zijn agenda. Die zit vol overleggen en afspraken met medewerkers. Ook heeft zijn team de gewoonte hem overal tot in detail bij te betrekken en vooral te vragen wat hij ergens van vindt. Een paar momenten in de week heeft hij geblokt om te werken aan het afdelingsplan en zich voor te bereiden op de projecten waaraan hij deelneemt. Maar vaak worden die gereserveerde blokken in beslag genomen door brandjes die hij moet blussen, met als gevolg dat hij ’s avonds moet doorwerken. Ook zijn mail staat nog vol met ongelezen mails. 

Vervolgens gaat Menno hard aan het werk om alles op te lossen en iedereen te helpen. Maar precies daarmee houdt hij de situatie in stand en komt hij geen stap dichter bij de gewenste situatie: dat zijn team zelfstandig werkt en problemen onderling oplost, zodat Menno zijn team kan coachen en zich kan richten op de lange termijn.

Hoe kan Menno de situatie te veranderen en weer met plezier en energie leiding geven aan zijn team?

Anders naar je rol als leidinggevende kijken

Menno vindt dat hij de problemen van zijn team moet oplossen. Zodra iemand bij hem komt met een hulpvraag, wil hij de oplossing bieden. Hij denkt dat een goede leidinggevende moet weten wat er in elke situatie nodig is. Door deze mindset neemt Menno veel van het gedoe van zijn team op zijn schouders. Het effect is niet alleen dat hij daardoor veel uren maakt en geen energie meer van zijn werk krijgt, hij houdt de situatie hierdoor ook in stand. 

Nu heeft Menno geleerd om anders naar zijn rol te kijken en naar de verwachtingen die hij van zijn team heeft. Een hulpvraag van een medewerker is een kans voor Menno om de medewerker te helpen taakvolwassen te worden en zelf problemen te leren oplossen. 

Menno maakt nu duidelijker wat hij van zijn teamleden verwacht, en gebruikt elke situatie om hen daarop aan te spreken en te coachen. Niet door oplossingen aan te dragen, maar door te luisteren, vragen te stellen en zijn medewerkers zelf tot inzicht te laten komen hoe ze soms vastlopen en hoe ze zelf dingen kunnen oplossen.

Dit betekent niet dat Menno alleen nog maar vragen stelt. Natuurlijk heeft hij een mening over allerlei kwesties, en die brengt hij nog steeds in tijdens een gesprek. Hij is zijn team echter aan het leren om zelf te denken en zijn mening als een van de mogelijke oplossingen te beschouwen.

Meer gebruik maken van de kwaliteiten van het team

Het team heeft allerlei extra projecten, klussen en taken die het moet uitvoeren. Aanvankelijk verdeelt Menno deze klussen. Daarbij kiest hij vaak dezelfde mensen voor de interessante klussen, want hij twijfelt of de anderen dat wel aankunnen. Het effect op het team is dat niet iedereen de mogelijkheid krijgt om zich te ontwikkelen. Ze voelen het gebrek aan vertrouwen en dat vertaalt zich in ongewenst gedrag. Bijvoorbeeld dat zijn medewerkers alles bij Menno neerleggen om hem te laten beslissen.

Het coachtraject helpt Menno in te zien dat hij het lerend vermogen van zijn team kan vergroten. Goed inzicht in de verschillende talenten van de teamleden en de uitdaging die ze nodig hebben om te leren en te groeien leidt tot een andere verdeling van de klussen. Menno ziet nu elke extra klus als een ontwikkelmogelijkheid voor een teamlid. Daarmee biedt hij zijn team de kans om aan zijn verwachtingen te voldoen. 

Menno krijgt hiermee tegelijk de kans om zichzelf te ontwikkelen als coachend leider. Hij ondersteunt zijn medewerkers in hun ontwikkeling, door gesprekken te voeren over hoe ze van plan zijn de uitdagingen aan te gaan. Ook laat hij ze nu hun eigen fouten maken, in plaats van dat hij hen daarvoor behoedt.

Leren van elkaar en met elkaar als team

In het team zitten paar mensen die veel ervaring hebben in hun vakgebied, de organisatie of hun rol. Zij kunnen hun minder bedreven collega’s hierin coachen en begeleiden. Menno heeft hier eerst nog geen oog voor en gebruikt daardoor niet alle kwaliteiten van het team. Pas wanneer hij de extra taken als ontwikkelmogelijkheid ziet, kan hij de ervaringen van de teamleden meer benutten. 

Telkens als hij een lastige klus aan een teamlid geeft, koppelt hij daar nu direct een ervaren collega aan. Zo kunnen minder ervaren medewerkers zich ontwikkelen, door het zelf toepassen in de praktijk mét de steun en kennis van een mentor-collega. Een mentor hoeft niet per se ouder te zijn, het gaat om de overdracht van inzichten of werkwijzen, of bedrevenheid in een rol. De medewerker die de mentorrol op zich neemt, leert nieuwe vaardigheden in die rol en ontwikkelt zich. De minder ervaren collega leert iets nieuws onder de begeleiding van een ervaren collega, en leert deze om hulp te vragen. Zo leert het hele team eerder om gedoe op te lossen.

Menno krijgt door dit coachingstraject steeds meer energie en kijkt ernaar uit om met zijn team verdere stappen te zetten. Dat had hij een jaar geleden niet voor mogelijk gehouden. Hij ziet zijn team inmiddels als een broedplaats voor verdere ontwikkeling van talenten, van zowel hemzelf als van zijn medewerkers. Zijn agenda is nog steeds vol en hij heeft nog genoeg mails te beantwoorden. Maar nu zijn het alleen nog de onderwerpen die écht zijn aandacht nodig hebben en die passen bij de rol die hij graag vervult. Hij krijgt er energie van.

Wil jij ook leren het gedoe bij je team te laten, te groeien als leidinggevende en daarmee ook je team te helpen? Neem contact met ons op.