Wat te doen met een afwachtend team

“Misschien moet ik niet met de opdracht meedoen.” Jacco reageerde op ons idee om zijn team een opdracht te geven. “Anders kijkt iedereen naar mij, in plaats van dat ze zelf aan de slag gaan. Dat gebeurde laatst zelfs bij een teamuitje in een escape room. Ik wil graag dat ze zelf beslissen en niet naar mij kijken.” 

Jacco is teammanager van een team professionals. Net als veel leidinggevenden liep hij steeds tegen hetzelfde aan: een team dat afwacht tot de leidinggevende zegt wat er moet gebeuren. Jacco had daar last van, omdat hij telkens brandjes aan het blussen was en zijn agenda volliep met het werk dat zijn team eigenlijk moest doen.

Bewustwording 

We gaven Jacco terug wat we hem zagen doen en wat daarvan het effect op zijn team was. Door zijn gedrag ging het team gedrag vertonen dat hij juist niet wilde zien. In eerste instantie kwam Jacco met allerlei argumenten waarom het nodig was dat hij zijn team in bescherming nam. Ze hadden moeite met elkaar aanspreken, kwamen niet vanzelf met hun mening en ze waren er nog niet klaar voor.

Herkenbaar? Het zijn allemaal valide argumenten, maar ze worden vaak juist veroorzaakt door het gedrag van de leidinggevende. Kijk daarom naar de oorzaak van het gedrag dat je team vertoont.  Bewust of onbewust voelt je team dat jij ze niet zelfstandig vindt, vindt dat ze niet de juiste beslissingen nemen, vindt dat ze niet alles overzien en verwacht dat ze fouten zullen maken. Als oplossing kom jij telkens met oplossingen voor hun problemen. Daar gaan ze zich naar gedragen.

Dreamteam

Maar Jacco wil eigenlijk een team dat zelfstandig en professioneel samenwerkt en jou als leidinggevende waar nodig informeert en het verder zelf wel kan. De droom van Jacco en vrijwel elke leidinggevende. Je hebt als leidinggevende veel meer invloed op het gedrag van je team dan je denkt, zowel negatief als positief. Hoe zit dat en wat kan je doen om je droomteam te krijgen?

Dit was te verwachten

Dat het team van Jacco afwachtte en naar hem keek, was logisch. Jacco was ook erg beschermend naar zijn team en dacht voor zijn medewerkers. Zo wilde hij dat wij pas na de vakantie zijn medewerkers een vragenlijst zouden sturen om in te vullen. Hij wilde niet dat ze dat tijdens de vakantie moesten doen, ze werken al hard genoeg. Het kwam niet bij hem op dat zijn medewerkers wellicht zelf konden beslissen om de vragenlijst pas na de vakantie in te vullen, aangezien de deadline ruim na de vakantie was. 

Ook had Jacco twijfels om een teamsessie door een aantal leden van zijn team met ons te laten voorbereiden. Daar waren ze nog niet aan toe, vond hij.

Toen er een werkgroep werd samengesteld en iemand van zijn team daar onderdeel van moest zijn, stak Jacco er een stokje voor. Daar hadden zijn medewerkers geen tijd voor, had hij bedacht, en daarom had hij zelf aan de werkgroep deelgenomen. 

Deze voorbeelden laten zien dat Jacco eigenlijk het probleem van een afwachtend team zelf veroorzaakte. Hij liet onbewust merken dat hij ze niet zelfstandig genoeg vond om beslissingen te nemen. Hij kreeg precies wat hij verwachtte.

Begin bij jezelf

Als je team niet doet wat jij graag wilt zien, ga dan bij jezelf na wat jij doet om dat in stand te houden. Welk gedrag vertoon jij en welke signalen geef jij af die tot het ongewenste teamgedrag leiden?

Al pratende besefte Jacco dat hij steeds zijn team beschermde. Te veel beschermde. De vragenlijst na de vakantie, de voorbereiding van de teamsessie, de deelname aan de werkgroep: steeds hield hij zijn team klein. 

Ook de manier hoe hij omging met vragen van zijn medewerkers droeg bij aan het in stand houden van het gedrag dat hij niet wilde. Hij stelde geen vragen om ze te helpen de juiste beslissing te nemen, maar hij vertelde ze wat ze zouden moeten doen. 

Nieuwe aanpak

Met dit inzicht vertelt Jacco ons dat hij volgende week een afspraak in zijn agenda heeft staan met Mario over de planning en begroting van een belangrijk project. Mario heeft de afspraak gemaakt en het projectplan aan Jacco gemaild. Jacco heeft zonder vragen de afspraak geaccepteerd en zoekt in zijn agenda naar ruimte om het plan vooraf uitgebreid door te nemen en het gesprek met Mario voor te bereiden. 

“Zo gaat het altijd”

“Waarom accepteer je de afspraak en zoek je naar tijd om het projectplan door te nemen als je van Mario een advies wil?” vragen we Jacco.

“Tja, omdat Mario blijkbaar van mij verwacht dat ik me heb voorbereid om hem te kunnen helpen.”

“Weet je dat Mario dat verwacht of denk je dat?”

“Ik weet het, zo gaat het namelijk altijd met Mario.”

“Wat zou je eigenlijk willen van Mario?”

“Dat hij mij vertelt wat er speelt, welke keuzes er zijn en wat de keuze is die hij zou willen maken. Dan kan ik dat met hem bespreken en hem helpen om de definitieve keuze te maken.”

“Weet Mario dat je dit van hem verwacht?”

“Ja, of nou ja, dat zou hij toch moeten weten. Het is zijn werk en zijn verantwoordelijkheid.”

“Wat zou er gebeuren als je Mario voor de afspraak volgende week laat weten dat je dit van hem verwacht zodat hij het kan voorbereiden?”

Jacco is even stil en zegt dan “Ik snap het. Mario weet helemaal niet wat ik van hem verwacht en mijn manier van doen geeft hem waarschijnlijk het idee dat ik alles wil weten om de beslissing zelf te nemen.”

Door duidelijk te maken wat hij van Mario verwacht in het gesprek, kan Jacco zijn tijd aan andere belangrijke kwesties besteden, in plaats van aan het in detail doornemen van een projectplan. Dat geeft ineens rust en ruimte voor de belangrijke zaken die Jacco’s verantwoordelijkheid zijn.

Geef aan wat je verwacht

Geef als leidinggevende duidelijk aan wat je van je team verwacht. “Maar dat kunnen ze nog helemaal niet”, horen we je zeggen. Misschien klopt dat. Of misschien word je verrast door de zelfstandigheid van je team. En als ze het nog niet kunnen, kun je ze helpen groeien. Niet door het over te nemen, maar door ze te coachen, de juiste vragen te stellen en ze uit te dagen het te proberen. Je hoeft als leidinggevende niet alle problemen van je team op te lossen. Juist niet, die problemen zijn oefenmateriaal voor je team om te groeien. 

Wees ook eerlijk naar jezelf. Wat vraagt het van jou om je team te laten functioneren zoals je wilt? Je moet misschien meer op je handen zitten, ze fouten laten maken en dingen in hun eigen tempo laten oppakken. Dat is best moeilijk, maar uiteindelijk leidt het wel tot je droomteam.

We gaan graag met je in gesprek om je te helpen je droomteam te realiseren. Neem nu contact met ons op.