Ga terug

6 tips voor motiverende functioneringsgesprekken

6 december 2015

Bureau de Sleutel

Als ik deze dagen leidinggevenden en medewerkers spreek, vraag ik me oprecht af voor wie een functioneringsgesprek nu echt zinvol is. Leidinggevenden kunnen als een berg tegen deze gesprekken op zien. Het kost veel tijd en ze vinden het ook vaak lastig om het gesprek aan te gaan. Dat heeft deels ook te maken met het feit dat medewerkers steeds meer buiten het directe zicht van de leidinggevenden hun werkzaamheden uitvoeren. De medewerker kijkt niet uit naar het gesprek omdat het vaak gaat over wat er niet goed is gegaan of de leidinggevende wil praten over ontwikkeling en groei terwijl de medewerker daar nog onvoldoende beeld bij heeft.

Onderstaande 6 tips kunnen zowel de leidinggevende als de medewerker helpen om het functioneringsgesprek zinvol en motiverend te laten zijn.

1. Focus op wat goed gaat

Voer een gesprek over wat goed gaat en beter kan in plaats van over wat er fout gaat. Door te focussen op de sterke punten van de medewerker en dit te benoemen doe je recht aan de inzet in het afgelopen jaar. Het merendeel van wat de medewerker doet zal goed zijn gegaan, dus is het verstandig daar de meeste aandacht aan te besteden. En als het merendeel niet goed is gegaan had je daar al eerder een gesprek over gevoerd. Natuurlijk is het functioneringsgesprek ook bedoeld om te praten over wat niet goed ging of nog niet goed ging.

Dit kan je motiverender maken door aan te sluiten bij de sterke punten van de medewerker. Hoe kan hij of zij dit sterke punt meer laten zien, welke dingen kan hij doen om het verder te ontwikkelen?
Aandacht geven aan wat goed gaat en op een positieve manier praten over verdere groei en ontwikkeling leidt tot meer motivatie bij de medewerker en een zinvoller gesprek.

2. Vergelijk niet met een ander

De neiging onszelf met anderen te vergelijken is groot. We zien anderen dingen doen en denken dan, oh dat kan ik niet. Of wat is Herman daar toch goed in, ik wou dat ik dat kon. Leidinggevenden hebben deze neiging ook. In het functioneringsgesprek hebben ze de gewoonte om te wijzen op wat de medewerker niet goed doet en vervolgens aan te geven dat Pietje dat veel beter doet. De boodschap: ik wou dat je meer op Pietje leek. Maar dat kan natuurlijk niet. Pietje is Pietje en de andere mensen zijn zichzelf.

Natuurlijk kunnen ze leren van anderen en is het als leidinggevende goed om medewerkers te stimuleren van elkaar te leren. Vergelijken is geen goede optie.
Als je toch wilt vergelijken, vergelijk de medewerker dan met een jaar eerder. Wat kan deze persoon nu wel wat hij of zij toen nog niet kon? Waarin heeft hij zich verbeterd. Door aandacht te besteden aan de groei en waar je nog meer potentie ziet, vergroot je de motivatie van mensen om aan zichzelf te werken.

3. Wat zijn de ontwikkelingen

Welke ontwikkelingen in het werk, binnen de organisatie of daarbuiten doen zich voor die van invloed zijn op het werk van je mensen? Werk dat nu nog leuk en uitdagend is en waarvoor de teamleden goed op inzetbaar zijn, kan veranderen omdat vanuit de ontwikkelingen andere eisen gesteld worden in de toekomst. Door hierover in gesprek te gaan, kan je als leidinggevende je visie en ideeën kwijt over de toekomst en van de ander horen wat zijn of haar beelden zijn bij de toekomst. Een gericht ontwikkelplan kan het resultaat zijn om de mensen ook voor de langere termijn inzetbaar te houden. Samen praten over de toekomst en de mogelijkheden die de medewerker heeft om mee te groeien, versterkt de motivatie.

4. Doe eens gek

Het gesprek hoeft niet altijd op kantoor plaats te vinden. Je zou de gesprekken op een andere plek kunnen voeren dan het kantoor van de leidinggevende of een glazen spreekkamer. Een wandeling maken bijvoorbeeld. Wandelen is goed voor de geest en gezondheid en maakt dat er op een ongedwongen manier gesproken kan worden. Of op een inspirerende locatie afspreken, om daar in alle rust een goed gesprek te voeren.

Begin het gesprek ook eens op een andere manier. Bijvoorbeeld door beiden eerst stil te staan bij wat je in elkaar waardeert, of vertel beide iets wat je buiten het werk bezig houdt, waar je door ontroerd wordt, blij van wordt, etc. Dit zet de toon voor een heel ander gesprek.

5. Energie en stress

Begin eens met een ander thema. Vraag de medewerker wat hem of haar energie oplevert in het werk en wat energie kost. Laat gerust even een denkpauze vallen.

Welke werkzaamheden zijn wellicht uitdagend, maar geven daardoor juist energie? Geeft het samenwerken met collega’s energie of is het energie-lek?
Is de manier waarop je sturing geeft motiverend? Welke dingen leveren je gesprekspartner meestal stress op? Dat is per persoon heel verschillend.
Door te praten over energie en stress krijg je een heel ander beeld van je mensen en hun werk en de mogelijkheden die er zijn om de energie te vergroten.
Je kan direct samen kijken hoe de stress factoren weggenomen kunnen worden en wat jullie eraan kunnen doen om de dingen die energie geven uit te breiden. Medewerkers ervaren dan dat zij echt tellen. Kleine dingen die direct kunnen worden opgepakt, kunnen een grote impact hebben op het werkplezier en daarmee ook het resultaat van de medewerker.

6. Bereid je goed voor

Een goede voorbereiding getuigt van respect voor de medewerkers. Je laat zien dat je hen waardeert door je te verdiepen in wat iemand heeft gedaan, heeft bijgedragen of meegemaakt in het afgelopen jaar. Bij deze voorbereiding hoort ook dat je zelf hebt nagedacht over de toekomst voor de medewerker. Niet om hen jouw visie op te dringen, je moet blijven luisteren en met een open houding het gesprek ingaan.

Je kan mensen wel helpen om na te denken over hun toekomst. Over de uitdaging het komende jaar, welke klussen en projecten iemand zou kunnen oppakken om te groeien.

Door je goed voor te bereiden begin je zelf ook meer gemotiveerd aan het gesprek en breng je deze energie over op de ander. Beperk wel je tijd, een uur moet voldoende zijn. Anders maak je een vervolgafspraak.

Wat ga je doen?

Vraag de medewerkers zich ook voor te bereiden en geef desnoods specifieke punten aan, waarover je het wilt hebben. Als je mensen beginnen te zuchten als de functioneringsgesprekken aan de orde komen, is dat een signaal. Je kan hen helpen om meer inbreng te hebben in het gesprek. Door vooraf een aantal check vragen te krijgen om te bepalen hoe het staat. Een soort APK uit te voeren hoe je ervoor staat op bepaalde punten; hoe het met je werkplezier, inzetbaarheid en bijdrage is en welke punten in het gesprek de aandacht verdienen. Zo bepalen zij zelf deels de agenda.

Kijk de komende tijd nog eens goed naar de functioneringsgesprekken die je gaat voeren. Met welke ‘mindset’ kijk je naar je medewerkers? Denk je dat iemand zich kan verbeteren of heb je de medewerker een ‘stempel’ opgedrukt en zie je er geen heil meer in? Iedereen kan leren en zich verbeteren. Door te focussen op de sterke punten en op zoek te gaan naar de ‘passie’ en hoe je hen kan motiveren, kan je als leidinggevende mensen helpen te groeien.

Direct contact

Direct contact

Vul uw contactgegevens in

Trainingen en workshops

Wat kan ik, wat wil ik, wat doe ik?
Wat kan ik, wat wil ik, wat doe ik?

Wat kan ik, wat wil ik, wat doe ik?

Wil jij meer gebruikmaken van je mogelijkheden en werken vanuit je sterke punten? En ontdekken wat jouw talenten zijn en hoe je ze voorrang geeft in je werk? Deze 2-daagse training geeft je inzicht in je persoonlijkheid, talenten, voorkeuren in werk en mogelijkheden. Je verruimt je blik, waardoor je meer mogelijkheden gaat zien, zowel binnen je huidige werk als in een nieuwe richting.

Lees meer
Communicatie Verbeteren in je Team
Communicatie Verbeteren in je Team

Communicatie Verbeteren in je Team

Communicatie en samenwerking binnen je team gaan hand in hand. Communicatie en goede resultaten ook. Maar wanneer collega’s langs elkaar heen werken en weinig communiceren, leidt dit tot onbegrip en frustratie. De kwaliteit van het werk loopt terug en (interne) klanten hebben er last van. In deze training leert je team om zo te communiceren en feedback te geven, dat je dat terugziet in betere prestaties en resultaten.

Lees meer
Effectief Samenwerken als Team
Effectief Samenwerken als Team

Effectief Samenwerken als Team

Deze training is bedoeld voor teams die sterk willen worden door beter samen te werken. Met inzicht in jullie talenten en voorkeuren en de onderlinge samenwerking kan het team de volgende effecten bereiken: goede resultaten, snel oplossen van problemen, blije klanten, meer werkplezier en ruimte voor persoonlijke groei. Het begint met goed samenwerken.

Lees meer
Sollicitatietraining
Sollicitatietraining

Sollicitatietraining

Je overweegt ander werk, maar ziet op tegen het solliciteren. Je hebt een verouderd cv en geen linkedinprofiel, omdat het jaren geleden is dat je bezig was jezelf te ‘verkopen.’ In deze Sollicitatietraining geen lastige rollenspellen, maar veel concrete tips en feedback op jouw cv. Je maakt je eigen portfolio. Praktische opdrachten zorgen dat je weet wat je het beste doet om zelf die leuke baan te vinden.

Lees meer
Meeveranderen met de Organisatie; Vergroot je mentale flexibiliteit
Meeveranderen met de Organisatie; Vergroot je mentale flexibiliteit

Meeveranderen met de Organisatie; Vergroot je mentale flexibiliteit

Wil jij je goed voorbereiden op mogelijke veranderingen in jouw organisatie? Kan je ook leren om nieuwsgierig te zijn naar de toekomst en bepalen wat jouw inbreng daarin is? Wil je ontdekken wat het voor jou soms lastig maakt om mee te veranderen en wat jou hierbij helpt? Deze training geeft je geen antwoord op hoe je toekomst er precies uit zal zien, maar wel inzichten en praktische handvatten die je helpen bij veranderingen. Je leert om zelf actief mee te bewegen met veranderingen en meer de regie te nemen.

Lees meer

Nieuwsbrief

Subscribe

* Verplichte velden

Copyright © 2020 Bureau de Sleutel | Voorwaarden | Privacyverklaring | Site-Index | Alle rechten voorbehouden | Sitemap

Designpro.nl | Z-IM