Waarom elkaar aanspreken tot beter samenwerken leidt

Tijdens trainingen en coachgesprekken hoor ik ook wat mensen niet leuk vinden aan hun werk. Meestal ergeren ze zich aan het gedrag van collega’s, leidinggevenden of medewerkers. Bijvoorbeeld het niet nakomen van afspraken, de slechte onderlinge communicatie, het niet open staan voor een andere aanpak of mening tot ronduit het oncollegiale gedrag.
Mensen hebben er echt last van, het kost energie en gaat ten koste van het werkplezier.

Op mijn vraag of ze dit met die collega, leidinggevende of medewerker hebben besproken, krijg ik te vaak een ontkennend antwoord. “Niet aan gedacht, zo erg is het nou ook weer niet, daar staat de ander niet voor open, als ik het werk zelf doe gaat het sneller en ik vind het lastig” zijn vaak redenen om anderen niet aan te spreken.
Of “dat zal de sfeer niet ten goede komen als we elkaar gaan aanspreken” zei een deelnemer aan een training terwijl ze er dreigend met haar vinger bij zwaaide.

Inderdaad, als we elkaar met een opgeheven vingertje aanspreken zal dat de werksfeer niet bevorderen. Niets doen of niets zeggen, komt de sfeer echter ook niet ten goede. Je mensen lopen dan met een grote boog om elkaar en de niet uitgesproken kwesties heen. Of men bepreekt het apart met een collega. “Als ik dat zeg gaat mijn kop eraf” hoorde ik letterlijk deze week. Een vreemde overtuiging en vaak niet waar.
Vaak haken je mensen hierdoor af en zijn minder betrokken bij het werk en het resultaat. Soms escaleert het juist als er niet wordt aangesproken en de emmer ineens overloopt. Dat leidt in ieder geval tot een onprettige werkomgeving en vaak tot slechtere prestaties.
Het is tijd om, de vis op tafel te leggen, zoals George Kohlrieser in ‘Laat je niet gijzelen’ zegt. Want als je die onder tafel laat liggen gaat hij stinken.

Wat kan je wel doen?

De oplossing is om met elkaar in gesprek te gaan over gedrag. En dat vinden veel mensen lastig omdat ze bang zijn anderen te kwetsen of in conflict te raken. Makkelijker is het om dan maar niets te zeggen en jezelf voor te houden dat het toch niet helpt of dat het best wel mee valt.
Deze gedachten, misschien terecht en misschien onterecht, zetten je mensen aan de situatie dan maar te accepteren.
George Kohlrieser die veel ervaringen heeft als gijzelingsonderhandelaar zegt: ‘De vis op tafel leggen betekent niet dat je agressief bent of vijandig. Het betekent integendeel in staat zijn om een zorg te delen, openlijk een probleem te bespreken’.

Elkaar aanspreken kan je leren.

Wat kan je hieraan doen? Je kan samen met medewerkers leren om een cultuur te ontwikkelen waarin elkaar aanspreken als normaal wordt gezien. Samen een ‘communicatietraining feedback geven’ volgen is één stap om dit te leren. Er is vaak meer nodig om elkaar ook daadwerkelijk op een goede manier aan te spreken.

Wat is de gewenste situatie?

Vaak hebben leidinggevenden die een training willen over feedback geven of beter communiceren onvoldoende beeld bij het eindresultaat. Hoe ziet het eruit als iedereen elkaar aanspreekt? Of beter communiceert? Welk gedrag laten je mensen dan zien? Hoe vaak doen ze het? Wat is het effect? Wat doe jij dan zelf?

Bij de start van een communicatietraject is een concreet beeld nodig van de gewenste situatie, vertaalt naar concreet gedrag. Pas als je helder hebt bepaald, met elkaar, wat het betekent om beter te communiceren, welk gedrag daarbij hoort (en welk gedrag dus niet) en wat het effect daarvan moet zijn, pas dan kan je gericht aan de slag om die situatie te bereiken.

De gewenste situatie is een beschrijving van de manier waarop je met elkaar omgaat, met elkaar communiceert en met elkaar samenwerkt. Dat is een positief verhaal, over proces, resultaat en gedrag. Bijvoorbeeld over duidelijke verwachtingen en afspraken, complimenten geven, elkaar helpen en aanmoedigen en ook met elkaar op de juiste manier in gesprek gaan om zaken te verbeteren. Het geven van complimenten is een sterk onderdeel van het verbeteren van de onderlinge communicatie. Het laat zien dat aanspreken niet alleen iets negatiefs is, integendeel het is een manier om elkaar te waarderen en waar nodig te helpen ander gedrag te vertonen.

Inzicht

Ieder mens communiceert op zijn eigen wijze. Inzicht in de voorkeuren en verschillen in communiceren, helpt je mensen om meer begrip voor elkaars stijl te krijgen. Iedereen doet het op zijn manier en dat mag. Daarbij kunnen ze leren hoe hun manier van communiceren effectiever kan. In verschillende situaties een andere stijl kiezen of door meer af te stemmen op de voorkeuren van anderen.
Een gezamenlijke taal ontwikkelen helpt hier sterk bij. Een duidelijke en kleurrijke taal gebaseerd op verschillen in persoonlijkheden en de kwaliteiten en voorkeuren die mensen uniek maken. Als je samen zo’n taal gebruikt, kun je makkelijk benoemen wat je ziet of wat er nodig is, met respect voor ieders voorkeur.
Gelukkig gaat niet alles fout in jullie onderlinge communicatie. Ook dit inzicht helpt om stappen te zetten. Wat gaat nu al goed en past bij onze gewenste situatie? Hoe kunnen we dat vaker doen en versterken?

Loslaten, afleren en aanleren

Nieuw gedrag aanleren dat past bij de gewenste situatie vraagt meer dan alleen het volgen van een training. Je moet ook gewoontes afleren die niet meer wenselijk zijn.
• Als blijkt dat collega’s moeite hebben met de ‘grapjes’ die iemand soms maakt, dan kost het wat tijd om dat af te leren.
• Als iemand vaak ‘nogal direct’ reageert op kritiek, dan vergt het moeite om daarvan bewust te zijn en er anders op te reageren.

Zo heeft ieder mens een eigen ontwikkeling door te maken. Daarbij zullen ze ook een aantal vaste gedachten moeten loslaten. De gedachte bijvoorbeeld dat aanspreken leidt tot conflict. Of de gedachte dat aanspreken een taak van de leidinggevende is. Deze gedachten sturen het gedrag. Ook dat moet je afleren. Het gaat om echt anders kijken naar de onderlinge communicatie en het nut van elkaar aanspreken. Anders kijken, een andere mindset helpt je om iets nieuws te willen leren.

Concreet maken en toepassen

Door andere manieren van werken te introduceren, stimuleer je ook een andere cultuur.
• Je kan bijvoorbeeld de huidige overleggen schrappen en opnieuw bedenken hoe je met elkaar wilt afstemmen, waarover en in welke vorm en welk gedrag je dan graag ziet en wat je als leidinggevende daarin wel of niet meer doet.
• Je kan elk overleg starten en eindigen met aandacht voor de manier waarop er gecommuniceerd wordt.
• Je kan nieuwe patronen ontwikkelen waarin aanspreken of betere onderlinge communicatie wordt versterkt. Dat kan door intervisie in te voeren, met buddy’s te werken en kennis over te dragen, door periodieke voortgangsgesprekken in plaats van jaarlijkse functioneringsgesprekken.

Het gesprek aangaan op het moment dat het gebeurt, helpt je om mogelijke conflicten en irritaties in de kiem te smoren. Wacht niet te lang met het geven van feedback, als je jezelf in gedachte hoort ‘pruttelen’ of mopperen, is dat een signaal.
Het gesprek hoeft niet op hetzelfde moment, zeker als er anderen bij zijn. Soms is het beter na afloop met degene waaraan je je ergerde, apart in gesprek te gaan. Bedenk wel welke vis je op tafel wilt leggen. Is het een klein visje of is het probleem inmiddels uitgegroeid tot een flinke walvis. In het laatste geval is de kans groot dat je wat langer nodig hebt om het probleem te bespreken en samen op te lossen.

Een training helpt je om je mensen de stimulans en vaardigheden te geven die ze nodig hebben. Als iedereen het doet wordt het makkelijker, bijvoorbeeld door feedback- regels te kunnen toepassen of door te leren open vragen te stellen. In de praktijk zorg je ervoor dat nieuwe patronen ontstaan en beklijven.

De praktijk is weerbarstig. Er zijn altijd lopende zaken die aandacht vragen, waardoor het mensen nu niet uitkomt om anderen aan te spreken. Ook zijn de oude gedachten over aanspreken niet zomaar weg.
• Je kan mensen helpen door hen open vragen te stellen over wat ze wel en juist niet zeggen.
• Je kan hen vragen wat ze graag willen en hoe ze daarin zelf actief kunnen zijn.
• Je kan zelf het goede voorbeeld zijn en aandacht blijven geven aan het samen werken richting de gewenste situatie.

Aan de slag

Als je het gesprek aangaat en elkaar open durft aan te spreken op gedrag, geef je juist aan dat je betrokken bent bij het geheel. Je neemt je verantwoordelijkheid voor de gewenste situatie, de sfeer en de samenwerking. Niet door je eigen gelijk op te willen leggen aan een ander, wel door als volwassen mensen met elkaar in gesprek te gaan en samen tot begrip en een oplossing te komen. Dat maakt de samenwerking juist sterker.

Begin vandaag eens door iemand een gemeend en oprecht compliment te maken over zijn of haar gedrag. En kijk welke vis je als eerste op tafel wilt leggen.

Onze training ‘Communicatie verbeteren in je team’ is een goede start om aan de slag te gaan. We brengen eerst samen in beeld wat jullie gewenste situatie is en bieden ondersteuning in de praktijk na de training.